A primeira providência das empresas têm se direcionado no sentido de se organizarem internamente; nada de papéis parados nas mesas dos escritórios ou nas mãos de funcionários que não dão um destino rápido e certeiro ao assunto.
Pior ainda se o assunto estiver relacionado com o cliente, como por exemplo um pedido de compra ou uma ordem de pagamento a ser processada. Com o crescimento das empresas, e uma enorme quantidade de departamentos para controlar e integrar, é difícil admitir que muitos processos continuam lentos ou ineficazes, simplesmente porque caem na burocracia do dia-a-dia, fazendo a coisa girar em falso.
É neste campo rico de possíveis melhorias que as empresas têm atacado com a implantação de softwares de gestão empresarial, que são complexos na sua estrutura mas são de concepção simples.
Tratam-se de módulos específicos instalados para cada departamento da companhia, porém interligados, fazendo parte no conjunto de um mesmo programa. Este programa é capaz de manter o fluxo dos processos, e consequentemente controlar as transações da empresa, como por exemplo, um pedido de compra.
São os chamados pacotes ERP (Enterprise Resource Planinng), ou em uma tradução mais polida ao nosso bom português: sistemas de gestão empresarial. Desta forma, um pedido de compra cadastrado no módulo de vendas, pode disparar automaticamente a programação de produção no módulo de manufatura, ao mesmo tempo em que é gerada uma ordem de cobrança no módulo financeiro.
Os resultados esperados são maior eficiência, menores custos e, possivelmente na ponta, um cliente ser atendido de forma muito satisfatória.
Entre as mudanças mais palpáveis que um sistema de ERP propicia a uma corporação, sem dúvida, está a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuição do retrabalho.
Algo que é conseguido com o auxílio e o comprometimento dos funcionários, responsáveis por fazer a atualização sistemática dos dados que alimentam toda a cadeia de módulos do ERP e que, em última instância, fazem com que a empresa possa interagir.
Assim, as informações trafegam pelos módulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricação com o envio da informação para múltiplas bases, do estoque de insumos à logística do produto. Tudo realizado com dados orgânicos, integrados e não redundantes.
Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informações que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutação de acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no estoque da companhia.
Ao desfazer a complexidade do acompanhamento de todo o processo de produção, venda e faturamento, a empresa tem mais subsídios para se planejar, diminuir gastos e repensar a cadeia de produção.
Um bom exemplo de como o ERP revoluciona uma companhia é que com uma melhor administração da produção, um investimento, como uma nova infra-estrutura logística, pode ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a companhia pode chegar ao ponto de produzir de forma mais inteligente, rápida e melhor, o que, em outras palavras, reduz o tempo que o produto fica parado no estoque.
A tomada de decisões também ganha uma outra dinâmica. Imagine uma empresa que por alguma razão, talvez uma mudança nas normas de segurança, precise modificar aspectos da fabricação de um de seus produtos.
Com o ERP, todas as áreas corporativas são informadas e se preparam de forma integrada para o evento, das compras à produção, passando pelo almoxarifado e chegando até mesmo à área de marketing, que pode assim ter informações para mudar algo nas campanhas publicitárias de seus produtos. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possível sem a presença do sistema.
Entre os avanços palpáveis, podemos citar o caso de uma indústria média norte-americana de autopeças, situada no estado de Illionis, que conseguiu reduzir o tempo entre o pedido e a entrega de seis para duas semanas, aumentando a eficiência na data prometida para envio do produto de 60% para 95% e reduzindo as reservas de insumos em 60%.
Outra diferença notável: a troca de documentos entre departamentos que demorava horas ou mesmo dias caiu para minutos e até segundos.
Esse é apenas um exemplo. Porém, de acordo com a empresa, é possível direcionar ou adaptar o ERP para outros objetivos, estabelecendo prioridades que podem tanto estar na cadeia de produção quanto no apoio ao departamento de vendas como na distribuição, entre outras. Com a capacidade de integração dos módulos, é possível diagnosticar as áreas mais e menos eficientes e focar em processos que possam ter o desempenho melhorado com a ajuda do conjunto de sistemas.
Passo-a-passo de um projeto ERP
Fase 1 - Raio X
Esta é a fase do projeto onde os processos e as práticas de negócio são analisados. É o momento em que a companhia é profundamente observada e quando é definida a necessidade de uma solução ERP.
Fase 2 - Desenvolvimento
É neste momento que uma aplicação é escolhida e configurada para uma companhia. Também são definidos o modelo de funcionamento da solução e outros aspectos do ambiente.
Fase 3 – Teste
Aqui a solução de ERP é colocada em um ambiente de teste. É quando os erros e falhas são identificados, para realização das correções necessárias.
Fase 4 – Treinamento
Todos os profissionais são treinados no sistema para saber como utiliza-lo antes da implementação ser concluída.
Fase 5 – Implantação
O software de ERP é finalmente instalado na companhia e se torna funcional aos usuários.
Fase 6 – Avaliação (Homologação)
A solução de ERP é avaliada, observando-se o que é necessário melhorar e o que está ou não funcionando adequadamente. Esta é apenas uma avaliação geral do projeto ERP para referências futuras.
Uma observação válida em um sistema de ERP é o uso de uma ferramenta de Business Intelligence (BI) para que todos os dados gerados sejam transformados em informações gerenciais e assim haver um plano de melhorias e/ou ação. Tal ferramenta é associada ao sistema de ERP e usa os dados contidos para que seja feito esse levantamento de informações necessarias a todos os gerentes, diretores e demais responsáveis administrativos da organização.
Vantagens do ERP
Algumas das vantagens da implementação de um ERP numa empresa são:
Eliminar o uso de interfaces manuais
Reduzir custos
Otimizar o fluxo da informação e a qualidade da mesma dentro da organização (eficiência)
Otimizar o processo de tomada de decisão
Eliminar a redundância de atividades
Reduzir os limites de tempo de resposta ao mercado
Reduz as incertezas do lead-time
Desvantagens do ERP
Algumas das desvantagens da implementação de um ERP numa empresa são:
A utilização do ERP por si só não torna uma empresa verdadeiramente integrada;
Altos custos que muitas vezes não comprovam a relação custo/benefício;
Dependência do fornecedor do pacote;
Adoção de best practices aumenta o grau de imitação e padronização entre as empresas de um segmento;
Torna os módulos dependentes uns dos outros, pois cada departamento depende das informações do módulo anterior, por exemplo. Logo, as informações têm que ser constantemente atualizadas, uma vez que as informações são em tempo real (on line), ocasionando maior trabalho;
excesso de controle sobre as pessoas, o que aumenta a resistência à mudança e pode gerar desmotivação por parte dos funcionários.
Fatores Críticos de Sucesso
Segundo uma pesquisa Chaos e Unfinished Voyages (1995) os principais fatores críticos de sucesso para um projeto de implantação de um ERP são:
Envolvimento do Usuário
Apoio da direção
Definição clara de necessidades
Planejamento adequado
Expectativas realistas
Marcos intermediários
Equipe competente
Comprometimento
Visão e objetivos claros
Equipe dedicada
Infraestrutura adequada.
Postado por: CÍNTIA INÁCIO
